CPC Prozesswerkstatt

Frankfurt, 05. Dezember 2016 – Erfolgreiche Organisationsveränderungen sind nachhaltige Organisationsveränderungen: Sie finden die richtigen Antworten auf bestehende Herausforderungen und berücksichtigen dabei die „DNA“ eines Unternehmens. Insbesondere dann, wenn sich Arbeitsabläufe in einem Unternehmen oder einer Abteilung verändern, kann die Lösung nicht von extern „verschrieben“ werden. Vielmehr haben die Mitarbeiter ein gutes Gespür dafür, wo in der Praxis „der Schuh drückt“ und welche neuen Wege letztlich zum Erfolg führen. Die Prozesswerkstatt der CPC, setzt genau dort an. Das Format befähigt und ermutigt die Mitarbeiter eines Unternehmens, selbstständig ihren Arbeitsbereich zu gestalten und Lösungen für bestehende Herausforderungen zu finden. Sie übernehmen Mitverantwortung für den Change.

Dies war auch das Ziel eines Change Projekts, das die CPC in der HR-Abteilung eines namenhaften Modeherstellers begleitete. Mit dem Ziel, die Zusammenarbeit innerhalb der Abteilung zu verbessern und die Prozesse am internen Kunden auszurichten, galt es, das Service Portfolio durch effiziente, effektive und kundenbegeisternde HR Produkte und Prozesse weiter auszugestalten. Dafür wurde die Prozesswerkstatt durchgeführt.

Keine Werkstatt kommt ohne Werkzeuge aus. Und so lernten auch die Teilnehmer zunächst das notwendige Rüstzeug für die Optimierung von Prozessen kennen. Was macht qualitativ hochwertige Prozesse aus? Welche Hilfsmittel gibt es, Prozesse zu vereinfachen? Mit welchen Methoden werden Prozesse dokumentiert? Wie kann die Qualität von Prozessen gemessen werden? Das Wissen bildete die Grundlage. Doch auch in diesem Fall galt: Die besten Werkzeuge entfalten erst dann ihren Nutzen, wenn sie angewendet werden. Somit galt es in einem nächsten Schritt, selbst einen Prozess zu gestalten.

 In einem ersten Schritt ist dafür eine Prozesssimulation in das Format integriert. Durch das Durchspielen eines nicht optimalen Beispielprozesses, der Ausbildungsrekrutierung bei der Sauerborn AG (einer fiktiven Firma nur für Trainingszwecke), werden die Teilnehmer für ineffiziente und ineffektive Arbeitsabläufe sensibilisiert. Dabei werden auch mit Hilfe einer einfachen Methode die Aufwände des Prozesses sichtbar gemacht. In einem nächsten Schritt galt es dann den Prozess grundlegend zu verändern. Mit Hilfe der neu erlernten Werkzeuge wurde der Beispielprozess systematisch neu gestaltet und dokumentiert.  Auch der Aufwand des neuen Prozesses wurde durch die einzelnen Gruppen geschätzt. Das Ergebnis spricht für sich: Durch die Anwendung der Werkzeuge wurde im Training eine Effizienzsteigerung des Prozesses im zweistelligen Prozentbereich durch die Workshop-Teilnehmer erzielt.

Durch dieses Erfolgserlebnis bestärkt, wurden die frisch angeeigneten Werkzeuge am nächsten Tag an einem real existierenden HR Prozess angewendet. Innerhalb eines Tages wurde der Prozess analysiert, optimiert und dokumentiert. Ein starkes Signal für den weiteren Projektverlauf: Es geht voran und es geht nicht an dem Mitarbeiter vorbei.

Die Erfolge des Workshops und das Feedback der Teilnehmer zeigen den Nutzen einer Prozesswerkstatt made by CPC: Auf nachhaltige und kreative Weise werden den Teilnehmern Instrumente und Techniken vermittelt, ihre eigenen Prozesse schlank, verlässlich und kundenbegeisternd zu gestalten. Der Nutzen einer Prozessoptimierung wird nicht nur sicht-, sondern auch erlebbar gemacht. Es werden konkrete Lösungen und Antworten zu bestehenden Herausforderungen gefunden, die aus dem Unternehmen heraus kommen – Organisationsveränderungen werden nachhaltig und erfolgreich.

Autor: Martin Tiessen, Consultant bei CPC

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